Si immagini una persona che cura marketing e comunicazione in un’azienda di medie dimensioni. Divide il computer con un collega, non ha un abbonamento ad un servizio per le email ai clienti e non dispone di un budget per la grafica. Quando chiede uno strumento, le rispondono che per ora si arrangia. Il caso è inventato. Serve a porre tre domande: che cosa si riesce a fare spendendo zero, a che cosa bisogna stare attenti, come si ottiene nel tempo ciò che il gratuito non dà.
Per quasi ogni parte del mestiere esiste un servizio senza costo. I piani gratuiti hanno però limiti precisi di quantità, di funzioni o di licenza. I fornitori, inoltre, possono cambiarli: le cifre che seguono vengono dalle pagine dei fornitori lette l’11 novembre 2026. Il metodo è sempre lo stesso. Si elencano le attività che pesano di più e si associa ad ognuna uno strumento gratuito. Poi si scrivono i limiti del piano e si decide in anticipo quale limite farebbe cambiare soluzione.
Tre abitudini prima del primo account
Anzitutto ci si registra con un indirizzo aziendale e non con quello personale. In questo modo gli accessi restano all’azienda anche quando la persona cambia lavoro o si assenta. Poi ci sono i dati. Se in un servizio entrano nomi e indirizzi email dei clienti, l’azienda è di norma il titolare del trattamento, cioè decide perché e come usarli. Il servizio ne è il responsabile e agisce soltanto su istruzioni del titolare. Nella guida per le piccole e medie imprese il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) scrive che il rapporto tra i due deve essere regolato da un contratto. Tra le condizioni elencate dalla guida ci sono la sicurezza e il divieto di rivolgersi ad un altro fornitore senza autorizzazione scritta. Ci sono anche la cancellazione o la restituzione dei dati alla fine del servizio e la possibilità di verifiche. Prima di caricare un elenco di clienti si chiede quindi al fornitore se offre quel contratto e lo si mostra a chi segue la privacy in azienda.
Infine occorre un registro, cioè un foglio con strumento, scopo, titolare dell’account, limite del piano e data dell’ultima verifica. Richiede poco tempo e dimostra, a chi un giorno lo chiederà, che cosa si usa e perché.
Scrivere, impaginare, trovare immagini
Per testi, fogli di calcolo e presentazioni c’è LibreOffice. Il suo sito parla di strumenti offerti «at no cost» e lo descrive come software open source, cioè con il codice a disposizione di tutti, rilasciato con la licenza Mozilla Public License 2.0.
Per la grafica Canva ha un piano gratuito. Qui la licenza conta più del prezzo. Secondo il contratto di licenza dei contenuti, quelli gratuiti si possono usare in progetti pubblicitari e promozionali, anche stampati o sul packaging. Sono esclusi gli usi come parte di un marchio o di un nome commerciale. Canva inoltre non dà garanzie sui diritti di persone e marchi presenti nei contenuti: la verifica delle liberatorie spetta a chi li usa. Se un progetto mescola contenuti gratuiti e a pagamento, valgono le regole più severe, cioè quelle dei contenuti a pagamento.
Per le fotografie la licenza di Unsplash consente l’uso commerciale senza chiedere permesso e senza citare l’autore. La pagina ricorda però che i fotografi apprezzano il riconoscimento. Vieta di raccogliere le immagini per creare un servizio concorrente. Il testo letto non dice nulla su volti riconoscibili o marchi visibili nelle foto. Prima di usare un’immagine con persone o loghi si controlla quindi la liberatoria.
Misurare e fare rapporto
Google definisce Search Console un «free service offered by Google». Mostra quante volte il sito compare nei risultati di ricerca, quante volte viene cliccato e se ci sono problemi di indicizzazione, cioè di inserimento delle pagine nell’indice del motore.
Per trasformare i dati in un rapporto si può usare Data Studio, il nome con cui Google chiama oggi quello che molti conoscono come Looker Studio. Secondo la pagina del prodotto è disponibile «at no charge» sia per chi crea i rapporti sia per chi li legge. Si collega tra l’altro a Google Sheets e a Google Analytics. La versione Pro, a pagamento, costa 9 dollari per utente, per progetto e per mese. Il prezzo varia con la durata dell’abbonamento. Rispetto alla versione gratuita aggiunge la gestione dei contenuti di squadra e l’assistenza tecnica. Le cifre di Search Console si possono riportare in un foglio Google, che il rapporto legge da lì.
Un rapporto mensile utile sta in una pagina: tre numeri scelti con chi decide, un grafico per ciascuno e una riga di lettura. Il primo mese stabilisce il punto di partenza, i successivi mostrano l’andamento. Servirà anche per l’ultima parte di questa guida.
Raggiungere i clienti e presidiare i social
Per le email il piano gratuito di Brevo consente 300 invii al giorno, che non si accumulano se restano inutilizzati. In archivio si possono tenere fino a 100.000 contatti. Una campagna destinata a più di 300 persone arriva soltanto a 300 nel giorno stabilito. Il resto va rimandato a mano con la funzione di reinvio. Una volta raggiunto il limite, inoltre, non si può programmare la campagna per il giorno dopo. Con una lista di 2.000 contatti servono quindi sette giorni, con un reinvio quotidiano.
Le email portano sempre l’adesivo «Sent with Brevo», che si toglie soltanto con un piano a pagamento. Il piano ha un solo utente, il titolare dell’account. Restano fuori le pagine di destinazione, le finestre pop-up e i test A/B, che confrontano due versioni di un messaggio inviate a gruppi diversi.
Per programmare i post Buffer offre gratis tre canali, ciascuno con dieci post in coda. L’utente è uno solo. Sono esclusi i report e i flussi di approvazione. Lo sono anche i parametri UTM personalizzati, cioè le etichette aggiunte ad un link che permettono ad Analytics di capire da quale campagna arrivano le visite. Lo storico degli Insights, le statistiche dei post, copre trenta giorni. Chi vuole ritrovare i risultati dopo un mese li copia quindi nel foglio mensile. I link con le etichette si costruiscono una sola volta in un foglio, da cui si incollano nei post.
Tenere in ordine il lavoro
Il piano gratuito di Trello prevede fino a 10 bacheche per area di lavoro (Workspace, nella terminologia del servizio) e fino a 10 collaboratori. Le schede sono illimitate, le esecuzioni di automazioni sono 250 al mese e ogni file può pesare fino a 10 megabyte. Bastano due bacheche. Una è il calendario dei contenuti, con una colonna per ogni stato, da «idea» a «pubblicato». L’altra raccoglie le richieste dei colleghi: ogni richiesta diventa una scheda con data di arrivo, data di consegna e ore impiegate. Dopo tre mesi quella bacheca documenta quanto lavoro entra e quanto ne esce. È la prova più concreta di che cosa manca.
Che cosa il gratuito non elimina
Il tempo è il costo più immediato. Si ipotizzi che riportare a mano le cifre di tre servizi in un foglio richieda tre ore a settimana. Se un’ora di lavoro costa all’azienda 30 euro, su 46 settimane lavorative sono 4.140 euro l’anno. La cifra è inventata: ciascuno la ricalcola con i propri dati e la confronta con il prezzo dichiarato dal fornitore sulla propria pagina.
C’è poi l’instabilità. Le condizioni dei piani gratuiti cambiano, a volte insieme ai nomi: la pagina di Google chiama Data Studio un servizio che per molti è ancora Looker Studio. Prima di costruire un archivio di centinaia di schede o di contatti si verifica che sia esportabile. Ogni tre mesi si rilegge la pagina del piano.
Il rischio meno visibile è un altro. Chi ottiene risultati dignitosi con gli strumenti gratuiti offre all’azienda un motivo per non spendere altro: se il lavoro esce, il problema sembra non esistere. Per questo il registro e il rapporto mensile devono riportare anche ciò che non si riesce a fare e il tempo che costa farlo a mano.
Come chiedere ciò che manca
Dopo tre mesi di registro e di rapporti la richiesta di budget si scrive in una pagina. Questa descrive il problema in ore perse o in lavoro non svolto e indica che cosa si è provato con gli strumenti gratuiti, con il limite che li ha fermati. Propone poi l’acquisto più piccolo che risolve quel limite, con il prezzo preso dalla pagina del fornitore. Chiude con ciò che succede se non si fa nulla e con una data per verificare se l’acquisto è servito. Una richiesta così parte da un caso concreto, ad esempio i sette giorni necessari per scrivere ad una lista di 2.000 persone. L’azienda può rispondere di no, ma lo fa sapendo quanto costa.
Con la verifica fissata a febbraio 2027, la richiesta ha già una data e un foglio di numeri su cui discutere.
Fonti: Brevo, «What are the limits of the Free plan?», centro assistenza; Brevo, pagina dei prezzi; Buffer, pagina dei prezzi; Trello, pagina dei prezzi; Google Cloud, pagina di Data Studio e pagina su Data Studio Pro; Google, pagina di assistenza di Search Console; Unsplash, licenza; Canva, contratto di licenza dei contenuti; LibreOffice, pagina iniziale del sito; Comitato europeo per la protezione dei dati, guida per le piccole e medie imprese, «Data controller or data processor».